曾几何时，共享文档还只是我们常用的办公工具。如今，却演变成为共同战“疫”的助手、品牌传播的利器。从疫情中的救助信息，到各种形象宣传，再到各类品牌的“购物指南”，共享文档在不断解锁一个个传播新场景。

爱心涌动
自发创建互助平台

　　《上海核酸检测异常自助手册》《SXUer｜请你参与我的春天》《同济大学疫情互助文档》……如今，共享文档频频“出圈”，已成为疫情期间人们沟通有无、互帮互助的工具。
　　5月16日起，上海分阶段推进复商复市。当前，上海市疫情整体向好，全市新增感染者数量呈现稳定下降趋势。在这背后，离不开社区工作者的不懈努力。一个月前，上海的一位社区书记马胜烨连续多天满负荷工作却遇到误解，凌晨发文欲辞职。一位业主在网上自发设立共享文档，众多居民“接龙”留言。“马书记加油！马书记挺住！海悦需要你”“为民办事的好书记，不知道能怎么帮你分担一点，为默默的坚守者加油”……仅2个多小时就有200多条留言。1.5万字的内容，都是对马胜烨的挽留和对社区志愿者工作的支持。共享文档中，暖流汇聚，体现出上海战“疫”的温度。
　　5月17日，山西大学校园内，一切如常。不过，就在刚刚过去的一个月，该校出现新冠肺炎确诊病例，部分学生被隔离，学校疫情防控形势严峻。此时，一份名为《SXUer｜请你参与我的春天》的共享文档刷屏微信朋友圈。文档发起者是山西大学新闻学院的研究生武璇、杨甜、孙悦和王磊。她们分头行动，编写导语、设置文档板块、制定发布规则，4月8日22时许发布后，在不到一周时间内，参与编辑人数就超过了6000人，文档内容达到了3万字。“隔离日记”“学习”“运动”……这份共享文档设置了13个板块，大家在文档里写隔离日记，分享学习和宿舍生活，相互加油打气。“在线文档不仅仅是搜集信息的工具，还可以成为大家分享生活的交流空间。在疫情突发的时候，我们很需要这样一个交流和分享的平台。”武璇说。
　　对于共享文档的走红，山西大学新闻学院院长庞慧敏教授这样解释：“共享文档应用场景突破办公领域，具有强大的开放性。其操作门槛低，参与性强，构建起了一个“多对多”交流空间。在疫情期间，在线文档给大家提供了一个有效的情绪宣泄平台，同时也为爱心人士架起了互帮互助的桥梁。”

宣传推广
增强用户参与体验

　　共享文档“大显身手”，为形象宣传和品牌营销提供了新的渠道，也为用户提供了更加丰富的体验。
　　早在去年12月，腾讯地图联合深圳交警、腾讯文档共同发起“安全出行，你我同行”创新科普活动，活动在共享文档上进行。活动利用其绘画功能，以像素画深度还原深圳街景，通过批注功能设置“出行小锦囊”。深圳交警IP熊sir还穿越在像素画里进行出街巡查，提供安全科普。无独有偶，5月7日，武汉大学招生办公室也发布共享文档，将各省招生宣传组联系方式、往年分数线、招生政策等集纳其中。
　　共享文档也同样被各类品牌关注，营销推广文档如雨后春笋般涌现。去年“双11”，《李佳琦“双11”攻略文档》率先出圈，信息详尽的“直播攻略”引发网友高度关注。这些以信息共享为主的文档，将有价值的信息聚合、提炼为“干货”内容，清晰地呈现在用户面前。此外，喜茶推出的共享文档包括“十大必喝榜”“喜茶茶话会”“茶茶像素画”三大板块，用户可以在文档中投票、闲聊、画画；单向空间发起了“远方与附近的爱”故事共享计划，邀请用户通过文档分享自己的故事；五菱汽车开始用共享文档做汽车外观设计……共享文档的各种“隐藏功能”被一一发掘出来，枯燥的文档瞬间生动起来，为品牌找到了与用户高效沟通的新场景。
　　对于各大品牌纷纷在在线文档中营销这一现象，太原理工大学经济管理学院党委书记李玮教授并不感到意外：“一份份文档直击消费者疲于应对繁复促销信息的痛点，商家可谓诚意满满。当前，品牌越来越注重消费者的体验，各大品牌方与用户共同经营文档，形成“共振”，拉近了品牌方与用户的关系。用户也对品牌产生了信任感。”

安全存疑
齐抓共管信息泄露

　　“抗疫的好帮手、传播的好渠道”，不少网友这样称赞共享文档的强大功能。不过，其开放性也引起了网友的担忧。网友jaz表示：“希望共享文档也能把个人信息安全重视起来”；网友“许我七日寒”因通过在线文档填表被删好几次而在网上发出建议：在线文档应及时推出一个填好就锁定他人不能篡改的功能，此外还应具备查看是谁编辑记录的功能。
　　如何守住信息安全？这是摆在在线文档面前的一道考题。山西云冈律师事务所主任刘琨认为，当前在线文档走红，不少发布者出于跟风，而没有对安全性引起高度重视。安全性不容忽视，需要监管部门、行业和发布者共同发力。
　　对于共享文档可能涉及的个人信息泄露风险，今年4月中旬，省委网信办微信公众号“网信山西”发布《关于疫情防控中加强个人信息保护的安全提醒》进行预警。文件中指出，部分街道、社区、学校在开展涉疫情防控相关调查、统计工作时，通过共享文档方式，由公民自主在线填写个人信息。此种处理方式传播范围广，一旦被不法分子发现和获取，可能损害当事人权益。文中建议，个人信息尽量不使用共享文档方式登记；已使用共享文档的，应在个人信息统计完成后，由共享文档发起人及时删除线上相关内容。
　　针对开发共享文档的企业，记者发现，目前，腾讯、金山等在不断更新产品形态和功能，纷纷推出安全性举措针对涉及机密、个人隐私等，用户可以通过设置编辑和阅读权限，避免被恶意篡改，保证文档在可控范围内传递。此外，开发企业也在进一步完善产品功能指导，帮助更多发布者快速全面掌握在线文档功能。
　　“可喜的是，目前走红的大部分共享文档，并不涉及个人信息。不过，对新兴互联网产品以及信息安全相关的普法宣传力度需要加强。”刘琨说。

本报记者张琦