档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是社会生产力发展的桥梁和纽带，是国家和民族文化建立历史记忆、传承文明的物态载体。
    档案信息是国民经济和社会发展的重要战略资源。档案从实体来说是不可再生的资源；从信息角度来说，是一个“母资源”，蕴藏着无限的价值，其所具有的凭证作用和参考作用是别的资源所无法替代的。作为潜在的生产要素，档案是一种无形资产，可以转化为直接和现实的生产力，可以重复发生作用连续受益，取得长期的经济效益。

    档案资源浪费之症结

    有档案不利用或者档案缺失，都会造成损失和浪费。建设资源节约型社会的关键是杜绝资源浪费，提高资源利用率。但现行的档案管理模式中档案资源浪费严重，资源利用率不高。
    一是顶层设计缺失。对于档案这个重要的战略资源的管理，没有真正纳入国家层面的统筹规划中，没有一个可持续发展的管理规范。档案行政部门的职责常常被边缘化，档案事业的法规条例滞后经济社会的发展。
    二是管理各自为战。档案事业的发展没有形成自上而下的“一盘棋”模式，各自为政，地域性差别较大。这种各自为政、自我发展，势必造成信息资源、技术研发、行政管理等诸多资源的巨大浪费，最终将形成一个个信息资源孤岛，削弱档案信息资源的特有功能，掣肘档案资源的共享，违背了资源节约型社会的宗旨。
    三是资源不能共享。虽说档案管理已进入了数字化云管理时代，但有政策支持、人才储备条件的档案局馆各自研发自己的档案管理软件，没有研发能力的各级档案局则选择购买软件，于是便有了目前的众多软件齐上、各家标准不一的尴尬局面。基层档案室使用的有科怡、DARMS、齐元、清华紫光、三友和等档案管理软件，这些软件都是国家档案局推荐的。调查中发现，不同的软件各有特点也各有弊端，对档案的著录、标引标准执行情况参差不齐。这种结果，使得进馆档案标准不一、格式各异，无法对接档案馆的计算机管理。要么花大量人力物力财力重新整卷归档，重新著录；要么堆积闲置，无法查阅利用。而档案馆的档案管理软件也不尽相同，档案数据达不到无缝链接。这无疑将影响“国家数字档案建设与服务工程”的推进。
    四是业务指导不力。基层档案人员业务水平参差不齐，档案标准化管理和数字化建设多依赖于档案行政部门的政策和业务指导，指导水平决定档案管理水平和可持续发展的能力。毋庸讳言，在具体的业务指导中出现不少问题：管理条例标准的滞后，为执行新标准，不少架上档案需要重新整理归档，重复劳动，重复投资，造成资源严重浪费；形式大于内容，要用指定的密集架、档案盒、档案软件等等，并要随着指导人员的变换来更换档案装具，重复购置，重复劳动；指导人员不钻研具体业务，执行标准和方法不一致，使得卷宗的规范性、著录标引的准确性不尽相同，往往在进馆时又需要重新整卷著录。
    五是研发力量薄弱。档案资源是一种“母资源”，需要挖掘研发，生产出对社会发展和文化繁荣有用的产品，才能实现档案资源的价值。金子挖不出来，就不会闪光。资源转化不成生产力，就是一种浪费。
    六是档案产品不足。尽管随着文化繁荣和社会的发展，档案研究人员在信息开发的编研工作上的成绩也越来越突出。但是，复合型人才的缺乏，不能切中社会发展对档案需求的要害，造成档案产品研发中选题不典型，实用性差，不能转化为生产力，不能充分实现档案的价值。

    档案资源优化之对策

    建设资源节约型社会是一项庞大的系统工程。只有合理统筹规划，战略目标一致，全面协调发展，才能实现这个目标。档案资源的优化管理，也是建设资源节约型社会这个系统工程的重要环节，应在优化管理上着眼和下功夫。
    着眼于档案事业发展的顶层设计。把档案事业发展纳入国家的发展战略部署中，从最高层面设计档案事业发展的棋盘，全局一致，协调发展。可以借鉴银行系统、电信行业的经验模式，从国家档案局馆到各省市县以及各单位基层档案室，标准相同，软件统一，技术一致，真正实现档案资源的统一管理，档案信息的完全共享。
    着眼于档案法规条例的前瞻性。档案行政部门要高瞻远瞩，结合实际调查研究，确保制定的档案管理条例和制度的前瞻性和实用性，克服盲目性和滞后现象。
    着眼于档案行政服务的高水平。档案行政部门要充分发挥行政服务能力，提高指导人员的政策和业务水平，强化政策和业务培训的时效，减少指导过程中的随意性和滞后现象，以提高指导工作的效率。
    着眼于档案事业的理论指导。档案科研教学部门应结合社会发展和基层实践，不断形成新的档案理论，进而促进档案事业的发展。
    着眼于档案事业的人才培养。繁荣档案文化，振兴档案学科建设，要在培养适应数字化时代的复合型档案科技人才，提升档案从业人员的职业自信，调动档案从业人员的积极性等方面下功夫。
    着眼于档案文化产品的社会需求。档案行政和科研部门应根据社会发展需求和档案利用规律，提前作出预测，有目的地进行选题立项，加大档案产品开发和编研的力度，提高实用性和时效性，提供最优秀、最有价值的档案信息，为建设资源节约型社会服务。（王淑平 作者单位：山西日报报业集团办公室）